Sådan planlægger du en stressfri julefrokost på jobbet

Annonce – sponsoreret indhold.

En stressfri julefrokost på jobbet starter ikke med den perfekte bordplan, men med en afklaring af, hvor meget af arbejdet der egentlig skal ligge på dine skuldre. Når du får ansvaret for firmaets julefrokost oveni et fuldt kalenderark, hjælper det mest at begrænse opgaven, flytte logistikken til andre og beslutte på forhånd, hvornår du er færdig. Her er en guide i den rækkefølge, du skal handle i.

Hvorfor en stressfri julefrokost ofte kræver, at du først ser den skjulte belastning

Julefrokostplanlægning ligner en hyggelig opgave. Den passer til alles forestilling om, at “det jo bare er en fest”. Men den ligger sjældent i din jobbeskrivelse, den har ingen afsat tid, og den kommer typisk i november og december, hvor mange i forvejen har travlt med deadlines, årsafslutninger og private forpligtelser.

Belastningen skjuler sig i flere forhold:

• Usynligt arbejde: Ingen ser, at du bruger frokostpauser på at sammenligne tilbud, svare på kollegers spørgsmål om kost og allergier eller jage tilmeldinger.
• Alle har en mening, få har en opgave: Som arrangør modtager du ønsker og kritik fra alle sider, men sjældent konkret hjælp.
• Høje forventninger: Julefrokosten skal helst være både hyggelig, inkluderende og anderledes end sidste gang. Det er et skrøbeligt udgangspunkt for en opgave, du laver ved siden af dit egentlige arbejde.
• Ansvaret for andres oplevelse: Hvis noget går galt, er det dig, der har “ødelagt” aftenen. Den tanke kan fylde mere, end du lægger mærke til.

Advarselstegn, du kan genkende hos dig selv

Stress omkring et privat-ish firmaarrangement er let at bortforklare. Spørg dig selv, om noget af følgende lyder bekendt:

• Du tænker på festen, når du burde slappe af om aftenen eller i weekenden.
• Du udskyder beslutninger, fordi hver enkelt føles som endnu en ting, du skal have styr på.
• Du bliver irriteret over kollegers små spørgsmål, selvom du normalt er tålmodig.
• Du sover dårligere eller vågner med en liste i hovedet over, hvad der mangler.
• Du begynder at glæde dig til, at julefrokosten er overstået, i stedet for at glæde dig til selve dagen.
• Du overvejer at gøre alt selv, “fordi det er hurtigere”.

Genkender du flere af punkterne, er det ikke tegn på, at du er dårlig til at organisere. Det er tegn på, at opgaven er skruet forkert sammen. Hvis presset føles vedvarende eller fylder i resten af dit liv, er det en god idé at tale med din leder, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller din egen læge.

Uddeleger og outsource: Flyt logistikken væk fra dit bord

Den mest effektive måde at sænke stressniveauet på er at fjerne opgaver, ikke at blive bedre til at håndtere dem. Start med at dele julefrokosten op i to typer arbejde: det, der kræver dine beslutninger (dato, stemning, program), og det, der blot kræver, at nogen får det til at fungere (udstyr, bar, opsætning, oprydning).

Den sidste kategori kan næsten altid outsources. Her kan en festpakke til julefrokost være et godt eksempel: I stedet for selv at skaffe fadølsanlæg, maskiner til frozen cocktails, køling og alt det praktiske, samler en leverandør det hele i én pakke. Hos MidtVest Festudlejning, der leverer i Midt- og Vestjylland, følger levering og opsætning med, og slutrengøringen er gratis. Der er desuden døgnservice under lejen, så du ikke står alene, hvis noget driller. Det betyder færre leverandører at koordinere, færre mails at skrive og en markant kortere liste i hovedet.

Ikke alle arbejdspladser har brug for netop en barløsning, og nogle har andre traditioner. Princippet er det samme: Spørg dig selv ved hver opgave, om den skal løses af dig, af en kollega eller af en professionel.

Tre spørgsmål, du kan stille til hver opgave

1. Skal det være mig? Hvis opgaven ikke kræver din viden, kan andre tage den.
2. Kan det købes som færdig løsning? En samlet pakke med levering og rengøring sparer ofte mere mental energi, end den koster i kroner.
3. Hvad sker der, hvis opgaven ikke bliver gjort perfekt? Ofte er svaret: ingenting af betydning.

Skriv gerne en kort opgaveliste og bed om frivillige til hver post. Det er ikke at være besværlig, men at gøre usynligt arbejde synligt.

Sådan vælger du en løsning uden at drukne i detaljer

Beslutningstræthed er en af de mest undervurderede stressfaktorer. Jo flere valgmuligheder, desto mere tid og energi bruger du. Derfor er det klogt at sætte en ramme, før du begynder at undersøge løsninger.

Gør beslutningerne få og tydelige

• Få dato, sted og ramme godkendt først. Resten kan først planlægges, når de tre ting ligger fast.
• Sæt en frist for dig selv. Fx at bestilling af bar og udstyr skal være på plads, før du går på weekend en bestemt dato.
• Undersøg højst to eller tre muligheder. Mere end det giver sjældent bedre resultater, kun flere timer.

Spørgsmål, du bør stille en leverandør

Praktiske detaljer er det, der kan skabe stress i sidste øjeblik. Spørg derfor aktivt til:

• Hvornår leveres og hentes udstyret, og skal nogen fra jer være til stede?
• Hvad er inkluderet i opsætningen, og hvad skal I selv sørge for, fx strøm, plads og adgangsforhold?
• Hvad dækker rengøringen, og skal I gøre noget selv bagefter?
• Hvordan kan I få fat i leverandøren, hvis noget går i stykker under festen?
• Hvad er vilkårene for aflysning eller ændringer?

Hos MidtVest Festudlejning fremgår det fx, at der er gratis slutrengøring, døgnservice under lejen og fuld returret. Priserne for julefrokostpakken starter ved 799 kr. pr. dag, men tjek altid aktuelle vilkår og hvad der præcist er med i netop din pakke. Når svarene står sort på hvidt, kan du lægge opgaven fra dig mentalt.

Indbyg ro i processen: Tidsplan, buffer og tydelig kommunikation

Stress vokser, når tingene hober sig op i sidste øjeblik. En enkel tidsplan med luft i giver dig mulighed for at trække vejret.

1. Afklar rammen tidligt. Dato, sted, type af fest og hvem der bestemmer, hvad.
2. Book det praktiske i god tid. Populære datoer i december kan hurtigt blive optaget, så vent ikke til sidste øjeblik.
3. Send én samlet besked til kollegerne. Saml tid, sted, dresscode, mad og ønsker om allergier i én mail, så du undgår en strøm af enkeltspørgsmål.
4. Afsæt en buffer. Lad den sidste uge før festen være fri for nye opgaver, så du kan håndtere overraskelser.
5. Lav en kort plan for dagen. Hvem tager imod leverandøren, hvem lukker ned, hvem sikrer, at alle kommer sikkert hjem?

Aftal også en ordning for alkohol og hjemtransport. Det er ikke din opgave at passe på alle, men en fælles plan, fx om alkoholfrie alternativer og taxa- eller samkørselsmuligheder, gør dig mindre ansvarlig for at “redde” aftenen, hvis noget skurrer. Har virksomheden en alkoholpolitik, så læs den, før du planlægger baren.

Sådan får du selv lov at slappe af og deltage i festen

Mange arrangører oplever, at de er til stede ved julefrokosten uden rigtigt at være med. De tjekker køleskabet, fylder op, rydder bord og holder øje med udstyret, mens kollegerne griner ved bordet. Det er en klassisk fælde, og den kan forebygges.

Gør dig selv til gæst, ikke personale

• Vælg løsninger, der kan serveres uden dig. En bar, der er sat op og instrueret på forhånd, kan kollegerne betjene selv. Frozen cocktails og fadøl kan fx hurtigt blive en fælles aktivitet frem for en opgave.
• Få en kort instruktion, før leverandøren går. Bed om, at opsætningen vises for mere end én person, så du ikke er den eneste, der ved, hvordan tingene virker.
• Udpeg en “vagthavende” i en time ad gangen. Hvis noget skal følges, kan to-tre kolleger skiftes, så ingen sidder fast.
• Aftal oprydningen på forhånd. Når rengøring og afhentning er håndteret af leverandøren, behøver du ikke blive til sidst med viskestykket.

Giv dig selv lov til at holde fri

Beslut før festen, hvornår din arrangørrolle slutter. Måske er det ved velkomsten, måske efter første servering. Fortæl en kollega, du stoler på, at du nu har fri, og at vedkommende tager over, hvis noget opstår. Det kan føles uvant, men det er en del af at passe på sit overskud.

Tag også en kort pause fra festen, hvis du har brug for det. En tur udenfor, et glas vand eller fem minutter uden samtale kan gøre meget for dit energiniveau.

Sæt grænser for dit ansvar næste gang en fest skal planlægges

Den vigtigste forebyggelse af stress sker, før næste fest overhovedet bliver planlagt. Hvis du altid er den, der siger ja, bliver rollen hurtigt en forventning. Her er konkrete måder at bryde mønstret på.

1. Aftal opgavens omfang, før du siger ja. Spørg: “Hvad er min opgave, og hvad er ikke min opgave?” Få det gerne skrevet ned.
2. Bed om afsat arbejdstid. Hvis planlægningen foregår i arbejdstiden, skal den også have plads i din kalender. Tal med din leder om, hvad du kan nedprioritere.
3. Dan et lille festudvalg. To eller tre personer med hver sit ansvarsområde fordeler både arbejde og ansvar.
4. Roter rollen. Aftal, at arrangørrollen går på skift fra år til år, så ingen sidder fast i den.
5. Sig nej uden lang forklaring. “Det kan jeg ikke overkomme i år, men jeg vil gerne hjælpe med X” er en fuldt ud acceptabel sætning.
6. Evaluer bagefter. Skriv tre ting ned, der fungerede, og tre ting, du ville gøre anderledes. Næste arrangør får glæde af dem, og du får lettere ved at argumentere for at få hjælp.

Husk, at praktisk hjælp ikke er snyd. Det er en rationel måde at beskytte din tid og energi på. Når logistikken er outsourcet, og ansvaret er fordelt, bliver der plads til det, en julefrokost egentlig handler om: at være sammen med kollegerne.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor tidligt skal jeg begynde at planlægge en stressfri julefrokost?

Jo tidligere du får de store rammer på plads, desto mindre hektisk bliver det senere. Dato, sted og ansvarsfordeling bør være afklaret i god tid, og udstyr og leverandører bør bestilles, så snart datoen er fast, fordi december er en travl måned for udlejere og andre leverandører.

Hvad gør jeg, hvis jeg ikke kan få hjælp fra kollegerne?

Prøv at gøre opgaverne konkrete og små, fx “tag imod leverandøren kl. 15” i stedet for “hjælp til festen”. Hvis ingen melder sig, kan du outsource flere praktiske opgaver til en leverandør og tale med din leder om, hvor meget tid du reelt kan bruge på arrangementet.

Er det forkert at bruge penge på hjælp, når jeg selv kunne gøre det?

Nej. Spørgsmålet er ikke, om du kan gøre det selv, men om det er den bedste brug af din tid og dit overskud. En færdig løsning med levering, opsætning og rengøring kan spare dig for timer med koordinering, og det er en reel værdi, selvom den ikke altid kan måles i kroner.

Hvordan holder jeg mig i ro, hvis noget går galt under festen?

Sørg for, at du har en plan B og et fast kontaktpunkt hos leverandøren, fx en døgnservice. Aftal desuden med en kollega, at I tager små problemer sammen. De fleste gæster husker stemningen og samværet langt mere end et lille praktisk uheld.